Gruppenstatus in Voicemail Pro Call Flows verwenden

Dieser Beitrag erklärt, wie Du die verschiedenen Stati eines Sammelanschlusses (Betriebsbereit, Nachtbetrieb, Außer Betrieb) als Abzweigung in Voicemail Pro Call Flows verwenden kannst.

Die Herausforderung

Standest Du auch schon vor der Herausforderung, dass die Benutzer vor Ort die Möglichkeit haben sollten, zwischen verschiedenen Wegen zu entscheiden, die ein Anruf durch Voicemail Pro nehmen soll? Und wäre es nicht gut, wenn das durch den das einfache Drücken einer Taste am Telefon ginge? Wäre es nicht außerdem schön, wenn der gewählte Status durch das Aufleuchten der Tasten dargestelt werden könnte? Und dies auch noch von verschiedenen Benutzern und Telefonen?

Warum sollte so etwas nötig sein? Ich hatte schon mehrere Installatione, bei denen die Bürozeiten nicht exakt festgelegt sein sollten. Sollte jemand noch im Büro sein, so könnte die Hauptrufnummer doch weiterhin erreichbar sein? Oder was soll passieren, falls das Büro aus besonderen Gründen geschlossen sein sollte?

All diese ist möglich im Zusammenspiel von IP Office und Voicemail Pro.

Die Lösung

Einen Sammelanschluss anlegen

Als erstes musst Du einen neuen Sammelanschluss einrichten. Betrachte die Gruppe einfach als einen “Drei-Wege-Schalter” und nicht als eine Gruppe, die zur Verteilung von Anrufen verwendet wird. Also vergib für die Gruppe eine Fake-Rufnummer und einen Namen, der angibt, wofür diese Gruppe angelegt ist.

Gruppe als "Drei-Wege-Schalter"
Gruppe als “Drei-Wege-Schalter”

Wie Du siehst, ist die Gruppe ohne besondere Konfiguration angelegt worden. Um Fehlermeldungen zu vermeiden, solltest Du zumindest einen Voicemail-Code eingeben.

Den Benutzern Tasten hinzufügen

Als nächstes fügst Du ein oder zwei Tasten (je nach Bedarf) der Konfiguration des Benutzers hinzu. Du wirst Die Funktionen “Sammelanschluss-Nachtschaltung ein” und “Sammelanschluss “Außer Betrieb” ein”. Ich empfehle Dir in jedem Falle, die Tasten sinnvoll zu beschriften, damit die Benutzer wissen, wofür die Tasten zu benutzen sind.

Benutzertasten für den "Drei-Wege-Schalter"
Benutzertasten für den “Drei-Wege-Schalter”

Den “Schalter” im Voicemail Modul verwenden

Ab jetzt kannst Du den Status des neuen Sammelanschluss in allen Voicemail Modulen verwenden. Im ersten Schritt muss der Status der Gruppe ermittelt werden. Um das zu machen fügst Du eine neue Aktion “Allgemein” hinzu. Als “Allgemeinen Befehl” wählst Du “Benutzer- bzw. Grupenkonfiguration ändern” und “Holen” als “Betrieb”. Nun wählst Du die neu erstellte Gruppe “SwitchMailDID” unter “Mailbox” aus. Um den Gruppenstatus zu bekommen, wählst Du “Betriebsmodus” als “Parameter” aus.

Allgemein Aktion - Gruppenstatus holen
Allgemein Aktion – Gruppenstatus holen

Wie Du siehst wird der Gruppenstatus als Zahlenwert (0, 1 oder 2) in die Variable $SAV gespeichert, um diesen später weiterverwenden zu können. Die Voicemail Pro Hilfe beschreibt die möglichen Werte:

VMPro Hilfe - Gruppe Betriebsmodus
VMPro Hilfe – Gruppe Betriebsmodus

Als nächstes musst Du eine “Weiterleitung per Variable” Aktion verwenden, die der “Drei-Wege-Schalter” werden wird. Du musst “$SAV” als die Variable auswählen, deren Wert zum Anrufrouting verwendet werden soll. Als Entsprechungen setzt Du alle möglichen Werte für den Gruppenstatus (0, 1 und 2) ein.

Weiterleitung per Variable
Weiterleitung per Variable

Im letzten Schritt musst Du nun die Ergebnisse mit sinnvollen weiteren Aktionen verbinden. Hier hast Du verschiedenste Möglichkeiten, was Du benutzen kannst. Um es einfach zu halten verwenden wir hier einfach drei verschiedene “Vermitteln” Aktionen.

Verbinde die Ergebnisse “Keine Entsprechung” und “1” (In Betrieb) mit der “Transfer to Reception” Aktion, so dass das Telefon am Empfang klingelt, wenn die Gruppe “Betriebsbereit” ist oder falls aus irgendeinem Grund die vorhergehende Aktion kein Resultat speichern konnte.

Verbinde das Ergebnis “2” (Nachtbetrieb) mit einer “Vermitteln” Aktion, die in eine Nacht-Mailbox führt.

Als letztes verbindest Du das Ergebnis “0” (Außer Betrieb) mit einer “Vermitteln” Aktion, die zum Beispiel zum Handy eines Mitarbeiters verbindet, die zu besonderen Anlässen Anrufe entgegennimmt.

Voicemail Modul mit Drei-Wege-Schalter
Voicemail Modul mit Drei-Wege-Schalter

Ab jetzt kannst Du dieses Voicemail Pro Modul als Ziel für eingehende Anrufe verwenden. Die Benuter haben die Möglichkeit, mit den Tasten auf ihren Telefonen solche Anrufe zu verschiedenen Zielen zu leiten.

Zusammenfassung

Du weißt nun, wie Du den Status eines Sammelanschlusses zum Routen von Anrufen verwenden kannst. Dies kannst Du in verschiedenen Call Flows verwenden, zum Beispiel, um einen Konferenzbrücke zu öffnen oder zu schließen. Würdest du eine Konferenzbrücke ausschließlich durch ein Voicemail Pro Modul erreichbar machen, dann kannst Du die Anrufe in die Brücke leiten, wenn die Gruppe im Nachtbetrieb ist (die Taste leuchtet) oder zu einer Ansage, wenn die Gruppe im Normalbetrieb ist (die Taste leuchtet nicht).

Falls Ihr weitere Hilfe mit einer IP Office benötigt, könnt Ihr mich gern über meine Webseite kontaktieren: https://www.fwilke.com

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